מסיבת בת ובר מצווה - מבוא לתיכנון אירוע מוצלח

מדי שנה מתקיימות בארץ עשרות אלפי מסיבות בת ובר מצווה. באולמות, גני אירועים, מועדונים מושקעים, בחצרות הבתים ובחופי ארצנו. הורים וילדים רבים מתלבטים זמן רב לפני מועד האירוע כיצד נכון יהיה לארגן את המסיבה. אז כדי לעזור לכם לעשות סדר בבלגן הנה כמה עצות מעשיות.

להלן מס' שאלות אותן עליכם לשאול את עצמכם זמן רב לפני קיום המסיבה:

1 למי מיועדת המסיבה?.... לילדים בלבד....למשפחה,,,,למשפחה ולחברים......

2 כמה מוזמנים יש לנו? 30....50....100....300....

3 מהו המועד בו אנו רוצים לקיים את האירוע? חורף...קייץ,,,אביב או סתיו.

4 מהו התקציב הקיים באמתחתנו?.... עד 2000 ? - זה אולי יספיק למסיבת ילדים בחצר הבית
(אם יש לכם כזאת!!!).... עד 5000 ? - תוכלו לשדרג את המסיבה לאיזה מועדון חדשני ומשעמם (באזור התעשייה של העיר...) כ ? 10000 ? ואולי יותר....

אם ביכולתכם לענות על ארבעת השאלות האלה כבר עכשיו,מצבכם טוב מאוד והנוסחא כבר קרובה!

בהכללה ניתן להגיד שמסיבות בהם קיימת הפרדה בין ילדים למבוגרים הינן מסיבות מוצלחות יותר. לכן אם התקציב שלכם מאפשר לכם לקיים שני אירועים אחד לילדי הכיתה/שכבה והשני למשפחה,כדאי לעשות זאת.

כמובן שהשיקול התקציבי אינו השיקול היחיד ותמיד צריך לקחת בחשבון גם את ה"אנרגיות הנפשיות" הכרוכות בכך ("אנרגיות" של ההורים כמובן).

בהנחה שהחלטתם לקיים מסיבה אחת בלבד לכולם (מבוגרים וילדים) עליכם לבחור את תכני האירוע כך שיתאימו לכולם.
להלן דוגמא אחת: אם התוכן היחיד באירוע שלכם עומד להיות תוכן של ריקודים, קחו בחשבון שהאירוע שלכם לא יהיה מוצלח
במיוחד! ילדים בגיל בר או בת מצווה כמעט ולא רוקדים.
הבנות ? 40 דק' ברחבת הריקודים. הבנים בקושי 25 דק'. ובשאר הזמן הם מתרוצצים,יוצאים מהאולם או סתם משתעממים.

למספר המשתתפים באירוע יש השלכות רבות על איכות האירוע.
מס' קטן מדי יגרום לתחושת אי נוחות,מבוכה, יצור אוירה לא נעימה. אירוע ובו מאות מוזמנים.....נו באמת מי צריך את זה!!!!!
באירועים קטנים ובינוניים ניתן להפעיל את קהל המשתתפים במגוון טכניקות הפעלה וליצור תחושת קרבה ואינטימיות.
תחושה ואוירה כזאת לא ניתן להשיג באירוע רב משתתפים.

מועד האירוע בשנה יכתיב לכם רבות מהשיקולים. אירועי חורף חייבים להתקיים במקום סגור! אז תשכחו ממתקנים מתנפחים!....

אירועי קייץ יכולים להתקיים בחוץ אבל אז צריך לחשוב על היתושים,שירותים וכו'. בתקופת האביב והסתיו צריך להיזהר יותר
מכל מכיוון שבמועד האירוע יכול לרדת גשם או להיות יום שרבי במיוחד.

מחירון תכנים לאירועי בת ובר מצווה

תקליטן כולל ציוד הגברה ? 1500 ?  וצפונה.
תקליטן + קריוקי ? כנ"ל.
הפקת קליפ לאירוע ? 1000 ? 1500 ? ללא הקרנה.
הפקת קליפ לאירוע כולל הקרנה ? 1500-1800 ?.
הפקת מצגת ללא הקרנה ? 800 ? 1500 ?.
הפקת מצגת כולל הקרנה ? 1700 ? 2200 ?.
קריקטוריסט ? 1000 ? 1500 ?.
קעקועי חינה/נצנצים ? 400 ? 700 ?
מעגל מתופפים ? 1500 ? 2300 ?.
דוכני משחק והפעלה ? 2000-5000 ?.
מתקנים מתנפחים ? 1500 ? 5000 ?.
בדרן/סטנדאפיסט (בדרג נמוך) ? 1500 ? 2500 ?.
זמר/להקה/תזמורת ? 400 דולר וצפונה.
חבילות הפעלה הכוללות מגוון תכנים ? 1800 ? 3000 ?.

הוצאות שונות/אחרות

אולם ? 120 ? לאדם וצפונה.
מסעדה ? 80 ? למשתתף וצפונה.
מועדון בת מצווה ? כל החבילה כולל אוכל 3000-5000 ?.
לשכור מועדון או אולם קטן ?  400-1500 ? לאירוע.
דוכני מזון לילדים בלבד ? קבוצה עד 40 ילד ? 1500 ? 2500 ?.
טאבון פיצות ומאפים ? 1500 ? 2000 ?.
צלם וידאו + סטילס ? 1500 -2500 ?.
טיפים ? ממוצע 50 ? לכל מלצר.
הזמנות כולל משלוח ? 250-500 ?.

עקרונות לתכנון מסיבה מוצלחת.

1. האירוע צריך להכיל גיוון בתכנים. מינימום: 3 תכני הפעלה מקסימום: 6
2. התכנים צריכים להתאים למגוון גילאים.
   קריוקי מתאים בעיקר מגיל 10
   קריקטוריסט מתאים לכולם.
   סטנד אפיסט מתאים למבוגרים.
   מצגת או קליפ מתאימים כמעט לכולם.
   משחקי הפעלה יכולים להתאים לכולם.
3. התכנים צריכים להיות מתוזמנים במדויק.
   קריוקי ? 20-30 דק'.
   ריקודים ? שעה ? שעה ורבע.
   מעגל מתופפים ? 20-30 דק'
   רקדנית בטן ? 10-15 דק'
   ברכות מכל הסוגים ? עד 10 דק' במצטבר.
   מצגת ? עד 10 דק'
   קליפ ? עד 5 דק'.
   סרטון וידאו ? עד 10 דק'.
   מספר סיפורים/בדרן ? 20 דק' במצטבר.
4. יש להימנע מגודש בתכנים.
   אם יש מצגת, אין לעשות קליפ או להקרין סרטון וידאו.
   אם הבאתם רקדנית בטן תחסכו מעצמכם את מופע הלהטוטן ובולעי החרבות.
   מספר המברכים באירוע חייב להיות מוגבל, הכינו רשימה מראש.
   יש ליידע את המברכים בזמן המוקצב להם.
   אל "תירו" את כל הברכות בתחילת האירוע.
   חלקו את הברכות ל- 3 מקצים.
5. תדאגו למנחה מקצועי שיוביל את האירוע... במקרים מסויימים גם אפשר לסמוך על התקליטן!

בהצלחה!!!

---

אורי מורג הינו הבעלים של "מעגלים חוויות בצוותא" ומומחה להפקת אירועי הפעלה ותוכן.
http://www.maagalim-events.co.il

מקור המאמר: http://www.articles.co.il מאמרים לשימוש חופשי.